Od czasu do czasu opowiem Wam troszkę o sobie. To właśnie ten moment. Mogę siebie określić jako entuzjastkę efektywności
Co to znaczy?
Nie lubię tracić czasu na rzeczy, które nie zbliżą mnie do realizacji celu.
Cały czas obserwuję, analizuję i wprowadzam usprawnienia do mojego działana.
Z popełnionych błędów wyciągam wnioski i je wdrażam. Czuję złość gdy widzę, że tracę czas i energię na działania, które mogły by zostać w jakiś sposób zoptymalizowane. Wtedy naturalnym jest dla mnie spróbować innego podejścia. Jakiś czas temu zrozumiałam, że ze względu na tak silną potrzebę usprawniania tak bardzo pokochałam w mojej pracy framework Scrum, który bazuje na cyklu Deminga (zaplanuj-wykonaj-sprawdź-popraw).
Czym cechuje się źle przygotowany feedback?
Agresją.
Co jest agresją ?
Dla mnie posługiwanie się ocenami jest już formą agresji.
Dla przykładu:
“Nie jesteś wystarczająco dobry”.
Tak wypowiedziane zdanie może sprawić, że odbiorca poczuje nieprzyjemne emocje, na przykład zniechęcenie i zamknie się na jakąkolwiek współpracę. Gdy chcemy użyć takich słów dobrze jest najpierw rozważyć ich znaczenie i cel.
Co my chcemy przez nie wyrazić?
Mówiąc “nie jesteś wystarczająco dobry” nie dajemy odbiorcy żadnej wartościowej i konkretnej informacji o jego postawie. Odbiorca dostaje tylko informację, że coś było źle .
Ale co?
Jakie były konsekwencje?
I co możemy z tym zrobić następnym razem?
Czym cechuje się źle przygotowany feedback?
Gdy zrzucamy odpowiedzialność za to co czujemy na osobę, której zachowanie nam się nie podobało.
Co to znaczy?
Załóżmy, że mamy sytuację, w której ktoś 5 razy z rzędu się spóźnił na umówione z nami spotkanie (i tu mi się zapala lampka -> czemu dopiero po 5 razie chcę dać feedback, ale to temat na oddzielny post – skupmy się w tym przykładzie na odpowiedzialności za uczucia).
Przykładowy feedback mógłby brzmieć:
Piąty raz z rzędu spóźniłaś się na nasze spotkanie.
Czuję się nieszanowany,
bo czekając na Ciebie tracę czas, który mógłbym wykorzystać na inne rzeczy.
Proszę następnym razem przychodź na czas.
Niby dobrze to brzmi, ale jednak coś tam tyka….
Mówiąc “czuję się nie szanowany” nie mówię tak naprawdę co czuję. “Nie szanowany” to nie uczucie. Jest to myśl ubrana w uczucie. Używając takiego sformułowania robię coś co nie wspiera kontaktu z odbiorcą: przerzucam odpowiedzialność za to co czuję na drugą osobę. Tym samym ją obwiniam oraz nie mówię już z pozycji JA.
Czy poczucie winy to przyjemne uczucie ?
Jakie reakcje może wywołać u odbiorcy ?
Zbliżające do kontaktu czy oddalające ?
Czym cechuje się źle przygotowany feedback?
Gdy skupiamy się na danej osobie, a nie na zachowaniu. Co to znaczy?
“To spotkanie było za długie przez Ciebie”
W powyższym przykładzie nie mówimy konkretnie co się takiego wydarzyło na spotkaniu, że trwało ono za długo. Jakie zachowanie / postawa to spowodowały ?
Ktoś może powiedzieć :
“chwileczkę, ale jest tam informacja kto wydłużył spotkanie” we fragmencie “przez Ciebie”.
Oczywiście!
Ale nie ma w niej żadnej wartości. Nie wiadomo co konkretnie odbiorca zrobił. Ponadto według mnie fragment “przez Ciebie” jest agresywny i krzywdzący. Powiedziałabym nawet, że celem (często nieświadomie) nadawcy było sprawienie, by odbiorca poczuł nieprzyjemne emocje, a nie zmienił swoją postawę. Zastanówcie się czy tego właśnie chcecie dając drugiej osobie informację zwrotną?
Lepszym sposobem na wyrażenie siebie w tej sytuacji byłoby:
“To spotkanie trwało godzinę, a planowane było na 30 minut. Czułam dyskomfort, bo miałam inne spotkanie od razu po nim i spóźniłam się na nie. Czy następnym razem mógłbyś zapytać czy mamy czas zostać dłużej?”
Prawda, że lepiej?
Który feedback wolelibyście usłyszeć?
A co ważniejsze po którym byście spróbowali coś zmienić w swojej postawie?
Jak przekazywać dobrze feedback?
Prawdopodobnie słyszałeś mnóstwo recept i metod na dobre dawanie feedbacku. Która z nich jest najlepsza? Dlaczego?
Najważniejsze co chciałam dziś Ci przekazać to to, że każdy sposób będzie zły jeśli:
– będziesz używał komunikatu TY zamiast JA
– przygotowując się do przekazania feedbacku będziesz zamknięty na analizę siebie i swoich emocji
– będziesz nieszczery
Bez tych aspektów każdy feedback będzie zły, niezależnie od zastosowanego sposobu.
Bez czego jeszcze ?
Jakie są plusy dawania feedbacku?
– wzrost motywacji
-pokazanie naszej perspektywy ludziom z którymi wchodzimy w interakcje, a co za tym idzie większe prawdopodobieństwo zrozumienia siebie nawzajem
-rozwój własny
-rozwój relacji
Ok, wiemy jakie korzyści płyną z dawania informacji zwrotnej. Teraz już feedback nie będzie dla nas trudny. A jednak… dla mnie nadal jest. Dlaczego?
Myślę, że każda sytuacja jest specyficzna i w dużej mierze trudność zależy od indywidualnych czynników. W następnych postach spróbuję opisać kilka z potencjalnych przyczyn oraz pokazać te, które mnie blokują przed daniem feedbacku (na szczęście już nie na długo).
Dlaczego feedback jest trudny?
Podsumowując:
– Strach przed reakcją drugiej strony
– Przekonanie, że nasze słowa są oczywiste i trywialne
– Potrzeba przygotowania
to potencjalne przyczyny, które powodują, że trudno jest nam dać feedback.
Kiedy patrzę na tę listę mogę śmiało powiedzieć, że wszystkie z tych punktów sprawiają, że udzielanie informacji zwrotnej jest dla mnie trudne. Szczególnie punkt o krytyku wewnętrznym – sprawiał, że dosyć często kwestionowałam moje pozytywne myśli 💭 o innych i nie przekazywałam im pozytywnego feedbacku. Powoli to zmieniam. Ostatnio nawet usłyszałam od jednego z kolegów, że potrafię pochwalić co wpływa pozytywnie na morale. Więc są efekty. A to najbardziej cieszy. Ciekaw jesteś jak udaje mi się nie słuchać wewnętrznego głosu krytyki ?
Bardzo pomogła mi praktyka medytacji – gdy tylko w mojej głowie pojawi się krytykująca myśl obserwuję jak przepływa, ale nie skupiam się na niej i nie pogłębiam jej. Najwspanialsze jest to, że stało się to dla mnie naturalne po 6 miesiącach porannej praktyki.
A jak jest u Ciebie??
Co sprawia, że feedback jest trudny?
Przekazanie feedbacku wymaga przygotowania, które zabiera czas i energię. Ta perspektywa może demotywować. Mnie na pewno nie pomagała. Ale warto spojrzeć na przygotowanie trochę z innej strony…
– Jaka wartość z niego płynie?
– Co takiego mi da to, że się przygotuję?
Będąc przygotowaną na pewno czuję się pewniej, a co za tym idzie stresuję się mniej. Jednak najważniejszą według mnie wartością z przygotowania jest zrozumienie swoich uczuć i potrzeb, czyli odpowiedzenie na pytanie ❔ dlaczego tak właściwie chciałabym dać feedback drugiej osobie.
– O co tak właściwie mi chodzi?
– Co mi zrobiło zachowanie drugiej strony?
Analizując siebie podczas przygotowania może się bowiem okazać, że chodzi nam o coś głębszego niż pomyśleliśmy w pierwszym momencie.
Co sprawia, że dawanie feedbacku nie jest łatwe?
Kiedyś często towarzyszyło mi przekonanie, że słowa, które chcę przekazać są oczywiste i trywialne. Dotyczyło to momentów, w których chciałam przekazać coś pozytywnego drugiej osobie…. pochwalić… poprosić, żeby robiła coś częściej…
Kwestionowałam wtedy w myślach swoje obserwacje:
– “A przecież to oczywiste…”
– “Pewnie pomyśli, że mówię takie banały….”
– “Na pewno już to wie…”
Te myśli mnie blokowały, nie pozwalały docenić “na głos” drugiej strony. Jest to niezwykle ciekawe gdyż sama bardzo potrzebowałam, by usłyszeć coś pozytywnego na temat mojej postawy, przy tym sama miałam ogromną trudność, żeby docenić innych. Krytyk wewnątrz mnie nie pozwalał otwarcie mówić o prostych, małych, ale jak ważnych dobrych rzeczach.
Jeśli dostrzegasz podobną cząstkę w swoim wewnętrznym świecie zacznij go zmieniać…. da się… uwierz mi :)
A jak? Na pewno o tym napiszę. Pierwszym krokiem jest świadomość tego co się dzieje z Tobą w takich momentach.
Co sprawia, że dawanie feedbacku rzeczą łatwą nie jest?
Pierwsze co mi przychodzi do głowy to strach przed reakcją drugiej strony!
– Jak zareaguje?
– Co sobie pomyśli?
– Czy się zdenerwuje?
– A może zacznie zaprzeczać…?
– Czy przyjmie to co mówię?
A Wy co myślicie gdy boicie się co zrobi osoba, której chcecie przekazać feedback?
Czy te myśli pomagają wam go dać?
A może powodują, że odbieracie sobie rację i stwierdzacie, że w sumie nic się nie stało . A skoro “nic się nie stało” to rezygnujecie z rozmowy.
Tylko czy jeśli będziecie milczeć to coś się zmieni?
Będzie lepiej ?
Tak samo ?
Czy gorzej ?
Pomyślcie o tym!